Dostępne PDF krok po kroku. Jak tworzyć i naprawiać dokumenty (Word, PDF, Prezentacje), aby były zgodne z WCAG?

W tym artykule dowiesz się jak tworzyć dokumentację cyfrową: dostępne PDF, pliki WORD oraz prezentacje.

Data 28 czerwca 2025 roku stanowiła nieodwołalny termin, który fundamentalnie zmienił zasady gry dla tysięcy przedsiębiorców w Polsce i całej Unii Europejskiej. Właśnie wtedy wszedł w życie Europejski Akt o Dostępności (EAA – European Accessibility Act), dyrektywa unijna mająca na celu eliminację barier i stworzenie w pełni inkluzywnej przestrzeni gospodarczej dla wszystkich obywateli, w tym dla ponad 87 milionów osób z niepełnosprawnościami. To nie jest kolejna odległa regulacja – to konkretny, prawny wymóg, który dotknie znaczną część sektora prywatnego.

Regulacje EAA obejmują szerokie spektrum podmiotów gospodarczych – producentów, importerów i dystrybutorów kluczowych produktów i usług. Mowa tu między innymi o handlu elektronicznym (e-commerce), oprogramowaniu, książkach elektronicznych, terminalach płatniczych czy usługach bankowości detalicznej. Co kluczowe, obowiązek ten rozciąga się również na dokumenty cyfrowe, które są nieodłącznym elementem działalności biznesowej: regulaminy, formularze, faktury, cenniki czy potwierdzenia zamówień, bardzo często publikowane jako dostępne PDF-y.

Technicznym fundamentem i międzynarodowym standardem, którego spełnienie jest wymagane przez EAA, są wytyczne Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 na poziomie AA. WCAG opiera się na czterech filarach, które definiują, czym jest dostępna treść cyfrowa:

1. Postrzegalność – informacje muszą być prezentowane w sposób, który użytkownicy mogą postrzegać za pomocą dostępnych im zmysłów (np. przez tekst alternatywny dla obrazów).
2. Funkcjonalność – komponenty interfejsu i nawigacja muszą być możliwe do obsłużenia (np. za pomocą samej klawiatury).
3. Zrozumiałość – informacje oraz obsługa interfejsu muszą być zrozumiałe (np. przez prosty język i przewidywalne działanie).
4. Solidność (Kompatybilność) – treść musi być solidnie zaimplementowana, aby mogła być poprawnie interpretowana przez różne technologie, w tym technologie asystujące (np. czytniki ekranu).

Wdrożenie EAA oznacza fundamentalną zmianę perspektywy. Dostępność cyfrowa przestaje być postrzegana jako „dodatkowa funkcja” czy domena wyłącznie podmiotów publicznych, a staje się obligatoryjnym wymogiem prawnym dla biznesu. To już nie kwestia społecznej odpowiedzialności, lecz warunek dostępu do rynku i zgodności z prawem, którego nieprzestrzeganie będzie wiązało się z kontrolami (np. Prezesa UOKiK) i karami finansowymi.

Ten artykuł to najbardziej kompleksowy i praktyczny przewodnik na rynku, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces – od zrozumienia prawa, przez tworzenie dostępnych dokumentów w popularnych programach biurowych, aż po zaawansowaną naprawę istniejących plików PDF.

Fundament Dostępności – Jak Tworzyć Dostępne Dokumenty od Podstaw w MS Word / Libre Office.

Kluczowa zasada dostępności cyfrowej brzmi: najprostszym, najtańszym i najskuteczniejszym sposobem na uzyskanie dostępnego PDF-a jest stworzenie go z poprawnie przygotowanego dokumentu źródłowego. Proces naprawy błędnie wygenerowanego pliku jest nie tylko czasochłonny i skomplikowany, ale często wymaga też specjalistycznego, płatnego oprogramowania. Dlatego kluczem do sukcesu jest wdrożenie zasad dostępności już na samym początku pracy. Na szczęście, narzędzia do tego potrzebne są już wbudowane w programy, z których korzystamy na co dzień, jak Microsoft Word. Odpowiedzialność za podstawową dostępność przenosi się więc ze specjalistów na każdego twórcę treści.

Krok 1: Struktura to Podstawa – Używaj Stylów i Nagłówków.

Dlaczego to ważne? Wbudowane style (np. Tytuł, Nagłówek 1, Nagłówek 2, Normalny) tworzą logiczną, maszynowo odczytywalną strukturę dokumentu. Dla osoby widzącej, pogrubiony i powiększony tekst może wyglądać jak nagłówek, ale dla czytnika ekranu, bez odpowiedniego „znacznika” (tagu), jest to po prostu zwykły tekst. Prawidłowa struktura oparta na stylach jest kluczowa dla technologii asystujących, umożliwiając użytkownikom nawigację po dokumencie (np. przeskakiwanie między rozdziałami) i jest podstawą do automatycznego generowania zakładek w finalnym pliku PDF.

Jak to zrobić?

1. Zaznacz tekst, który ma być nagłówkiem.
2. W menu na górze ekranu przejdź do zakładki Narzędzia główne.
3. W sekcji Style wybierz odpowiedni poziom nagłówka (np. Nagłówek 1 dla głównego rozdziału, Nagłówek 2 dla podrozdziału).
4. Ważne: Unikaj ręcznego formatowania tekstu, aby wyglądał jak nagłówek. Użycie stylów nadaje mu znaczenie semantyczne, a nie tylko wizualne.

Krok 2: Obraz Mówi Więcej Niż Tysiąc Słów (jeśli ma Tekst Alternatywny).

Dlaczego to ważne? Tekst alternatywny (alt text) to krótki opis tekstowy przypisany do elementu graficznego (zdjęcia, wykresu, ikony). Jest on odczytywany na głos przez czytniki ekranu osobom niewidomym, a także wyświetlany w miejscu grafiki, jeśli ta z jakiegoś powodu się nie załaduje. Jest to jeden z fundamentalnych wymogów WCAG.

Jak to zrobić?

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na obrazie w dokumencie.
2. Z menu kontekstowego wybierz Edytuj tekst alternatywny.
3. W panelu, który się pojawi, wpisz zwięzły i treściwy opis. Skup się na tym, co jest istotne z punktu widzenia kontekstu. Unikaj fraz typu „Zdjęcie przedstawia…” lub „Obrazek pokazujący…” – technologia asystująca sama poinformuje użytkownika, że ma do czynienia z grafiką.
4. Jeśli grafika pełni wyłącznie funkcję dekoracyjną (np. ozdobna linia oddzielająca akapity) i nie wnosi żadnej istotnej informacji, zaznacz pole Oznacz jako dekoracyjny. Wtedy czytnik ekranu ją pominie.

Krok 3: Tabele dla Danych, Nie dla Układu.

Dlaczego to ważne? Tabele służą do prezentacji danych tabelarycznych. Używanie ich do tworzenia układu strony (np. rozmieszczania tekstu w kolumnach) jest błędem, który utrudnia nawigację. Aby tabela była dostępna, musi mieć prostą strukturę i jasno zdefiniowany wiersz nagłówka. Dzięki temu czytnik ekranu może poprawnie powiązać dane w każdej komórce z odpowiednim nagłówkiem kolumny i wiersza, odczytując np. „Miasto: Warszawa, Populacja: 1.8 miliona”.

Jak to zrobić?

1. Wstaw tabelę za pomocą wbudowanej funkcji: Wstawianie > Tabela. Unikaj skomplikowanych struktur, scalania wielu komórek i zagnieżdżania tabel w sobie.
2. Zaznacz cały pierwszy wiersz, który zawiera nagłówki.
3. Kliknij na nim prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości tabeli.
4. Przejdź do zakładki Wiersz i zaznacz opcję Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony. To działanie oznacza ten wiersz jako nagłówkowy dla technologii asystujących.

Krok 4: Zrozumiałe Linki – Twoja Mapa Drogowa po Treści.

Dlaczego to ważne? Użytkownicy czytników ekranu często nawigują po stronie, listując wszystkie dostępne linki. Linki o ogólnikowej treści, takie jak „kliknij tutaj”, „więcej” czy „link”, wyrwane z kontekstu stają się całkowicie bezużyteczne. Tekst linku musi jasno i zwięźle opisywać, dokąd prowadzi.

Jak to zrobić?

1. Napisz opisowy tekst, np. „Pobierz nasz najnowszy raport o dostępności cyfrowej”.
2. Zaznacz ten tekst, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Link (lub Hiperłącze).
3. W polu Adres wklej docelowy adres URL.
4. Dla linków prowadzących do plików do pobrania, dobrą praktyką jest podanie w tekście linku formatu i rozmiaru pliku, np. „Regulamin promocji (PDF, 2.5 MB)”.

Krok 5: Sprawdź Zanim Wyeksportujesz – Wbudowany Inspektor Dostępności.

Dlaczego to ważne? Microsoft Word posiada wbudowane narzędzie, które automatycznie skanuje dokument w poszukiwaniu typowych problemów z dostępnością, takich jak brakujący tekst alternatywny, niski kontrast czy problemy ze strukturą nagłówków. To ostatni, kluczowy etap kontroli przed konwersją do PDF.

Jak to zrobić?

1. Przejdź do zakładki Recenzja na górnym pasku narzędzi.
2. Kliknij przycisk Sprawdź ułatwienia dostępu. W starszych wersjach Worda ścieżka może być inna: Plik > Informacje > Wyszukaj problemy > Sprawdź ułatwienia dostępu.
3. Po prawej stronie ekranu pojawi się panel z listą znalezionych błędów i ostrzeżeń, często wraz z instrukcjami, jak je naprawić.

Tabela 1: Checklista Dostępnego Dokumentu (Word & PowerPoint)

Poniższa tabela to praktyczne narzędzie, które można stosować w codziennej pracy, aby upewnić się, że tworzone dokumenty spełniają podstawowe wymogi dostępności.

Element Dostępności	Kluczowe Działanie	Dlaczego to Ważne? (Korzyść dla użytkownika)	Zrobione (✓)
Struktura (Nagłówki)	Używaj wbudowanych stylów (Nagłówek 1, H2, H3…).	Umożliwia nawigację po dokumencie i tworzy logiczną hierarchię.
Tekst Alternatywny	Dodaj zwięzły, opisowy tekst do każdej informacyjnej grafiki.	Osoby niewidome „widzą” obraz, a treść jest dostępna, gdy grafika się nie ładuje.
Tabele	Twórz proste tabele i zawsze oznaczaj wiersz nagłówka.	Czytnik ekranu może powiązać dane z odpowiednią kolumną/wierszem.
Linki	Tekst linku musi jasno opisywać cel (np. „Pobierz regulamin promocji”).	Użytkownik wie, dokąd trafi, przeglądając samą listę linków.
Kontrast Kolorów	Zapewnij współczynnik kontrastu min. $4.5:1$ dla tekstu.	Tekst jest czytelny dla osób słabowidzących i w trudnych warunkach oświetleniowych.
Język Dokumentu	Ustaw główny język dokumentu i oznacz fragmenty obcojęzyczne.	Czytnik ekranu używa poprawnej wymowy i akcentu.
Prosty Język	Pisz krótkimi zdaniami, unikaj żargonu i strony biernej.	Treść jest zrozumiała dla wszystkich, w tym osób z zaburzeniami poznawczymi.
Finalna Kontrola	Uruchom wbudowane narzędzie „Sprawdź ułatwienia dostępu”.	Automatycznie wyłapuje najczęstsze błędy przed publikacją.

Część 2: Dostępne Prezentacje w MS PowerPoint – Angażuj Wszystkich Odbiorców.

Zasady tworzenia dostępnych prezentacji w dużej mierze pokrywają się z tymi dla dokumentów tekstowych – teksty alternatywne, dostępne tabele i linki czy prosty język są równie istotne. Jednak specyfika prezentacji multimedialnych wprowadza kilka dodatkowych, kluczowych wymagań. Warto pamiętać, że zasady dostępności to w istocie zasady uniwersalnego projektowania. Prezentacja o wysokim kontraście i logicznej strukturze jest bardziej efektywna dla wszystkich odbiorców, zwłaszcza w warunkach słabego oświetlenia czy przy niskiej jakości projektora.

Krok 1: Każdy Slajd z Unikalnym Tytułem.

Dlaczego to ważne? Tytuły slajdów działają jak nagłówki w dokumencie Word – tworzą strukturę nawigacyjną prezentacji. Osoba korzystająca z czytnika ekranu może wyświetlić listę tytułów slajdów i szybko przejść do interesującej ją części, zamiast „przeklikiwać” się przez całą zawartość.

Jak to zrobić? Zawsze korzystaj z wbudowanych układów slajdów, które zawierają dedykowane pole na tytuł. Unikaj tworzenia „tytułu” poprzez dodanie zwykłego, niesemantycznego pola tekstowego na górze slajdu.

Krok 2: Logiczna Kolejność Odczytu Elementów.

Dlaczego to ważne? Slajd to zbiór wielu niezależnych obiektów: pól tekstowych, obrazów, wykresów. Ich wizualne rozmieszczenie niekoniecznie odpowiada logicznej kolejności, w jakiej powinny być odczytane przez technologie asystujące. Błędna kolejność może sprawić, że treść stanie się całkowicie niezrozumiała.

Jak to zrobić?

1. Przejdź do zakładki Narzędzia główne.
2. Kliknij Rozmieść, a następnie wybierz Okienko zaznaczania.
3. Po prawej stronie pojawi się panel z listą wszystkich obiektów na slajdzie.
4. Kluczowa informacja: Kolejność odczytu w tym panelu jest odwrotna – czytnik ekranu czyta elementy od dołu do góry. Upewnij się, że na samym dole listy znajduje się tytuł slajdu, a nad nim kolejne elementy w logicznym porządku.
5. Kolejność można zmieniać, przeciągając elementy na liście w górę lub w dół.

Krok 3: Kontrast i Czytelność – Klucz do Zrozumienia.

Dlaczego to ważne? Jak wspomniano, wysoki kontrast jest kluczowy dla wszystkich odbiorców. Wytyczne WCAG precyzują minimalne wymagania, aby treść była czytelna dla osób słabowidzących.

Jak to zrobić?

• Kontrast: Zapewnij współczynnik kontrastu na poziomie co najmniej $4.5:1$ dla standardowego tekstu oraz $3:1$ dla dużego tekstu (np. tytułów) i istotnych elementów graficznych. Do weryfikacji można użyć darmowych narzędzi, jak Colour Contrast Analyser.
• Czcionki: Używaj prostych, bezszeryfowych krojów pisma, takich jak Calibri, Arial czy Verdana. Minimalny zalecany rozmiar to 11-12 punktów. Unikaj długich fragmentów tekstu pisanych kursywą, która może być trudna do odczytania dla osób z dysleksją.

Krok 4: Finalna Kontrola Dostępności w PowerPoint.

Jak to zrobić? Proces jest analogiczny do tego w programie Word. Przejdź do Plik > Informacje > Wyszukaj problemy > Sprawdź ułatwienia dostępu, aby uruchomić wbudowany inspektor i naprawić wykryte błędy.

Dodatkowa Wskazówka: Oprócz finalnego pliku PDF, warto udostępnić odbiorcom również edytowalny plik źródłowy (np..pptx). Daje to użytkownikom możliwość samodzielnego dostosowania wyglądu prezentacji do swoich indywidualnych potrzeb – na przykład powiększenia czcionki czy zmiany kolorów tła.

Część 3: Dostępne PDF-y w Praktyce – Eksport i Naprawa Krok po Kroku.

Ta część jest sercem artykułu i skupia się na praktycznym tworzeniu i naprawianiu plików, które są finalnym produktem trafiającym do odbiorców. Proces ten fundamentalnie zmienia postrzeganie formatu PDF – to nie jest statyczny, niezmienny „cyfrowy papier”, ale ustrukturyzowany kontener informacji, podobny w swojej budowie do strony internetowej. Posiada on warstwę wizualną oraz ukrytą warstwę semantyczną (tzw. „drzewo znaczników”), która opisuje, czym jest dany element: nagłówkiem, akapitem, listą czy obrazem. Zrozumienie tej dwoistej natury jest kluczem do tworzenia i naprawiania w pełni dostępnych dokumentów.

Sekcja 3.1: Idealny Scenariusz – Eksport Dostępnego PDF z Programu Word.

Dlaczego to ważne? Prawidłowy eksport to moment, w którym cała praca włożona w przygotowanie dostępnego dokumentu źródłowego (struktura, teksty alternatywne, właściwości tabel) zostaje przeniesiona do pliku PDF. Wybór niewłaściwej metody lub błędnych ustawień może zniweczyć cały wysiłek i wygenerować plik, który jest tylko wizualną reprezentacją treści, pozbawioną kluczowej struktury semantycznej.

Jak to zrobić?

1. Ukończ pracę nad dokumentem w Wordzie i przeprowadź finalną kontrolę za pomocą Inspektora Dostępności.
2. Przejdź do menu Plik > Zapisz jako.
3. Wybierz lokalizację zapisu, a następnie z listy Zapisz jako typ wybierz PDF.
4. Kliknij przycisk Opcje…. To najważniejszy krok.
5. W oknie opcji upewnij się, że zaznaczone są następujące pola:

• Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu – to absolutnie kluczowa opcja, która „osadza” w pliku PDF całą strukturę semantyczną stworzoną w Wordzie.
• Utwórz zakładki przy użyciu: Nagłówki – automatycznie tworzy interaktywny spis treści (zakładki) na podstawie użytych stylów nagłówków.
• Właściwości dokumentu – przenosi metadane, takie jak tytuł dokumentu.

6. Kliknij OK, a następnie Zapisz. Tak wygenerowany plik PDF będzie miał solidne podstawy dostępności.

Sekcja 3.2: Gdy Otrzymasz „Niedostępny” PDF – Audyt i Naprawa w Adobe Acrobat Pro.

Wprowadzenie: Ten scenariusz jest znacznie bardziej skomplikowany i wymaga posiadania licencji na oprogramowanie Adobe Acrobat Pro. Jest to proces ratunkowy, stosowany, gdy nie mamy dostępu do pliku źródłowego (np. otrzymaliśmy skan lub plik od zewnętrznego podmiotu).

Krok 1: Pierwsza Diagnoza – Użyj Narzędzia „Sprawdź Dostępność”.

Jak to zrobić?

1. Otwórz plik PDF w Adobe Acrobat Pro.
2. W panelu po prawej stronie (lub przez menu Wszystkie narzędzia) wybierz Dostępność, a następnie Sprawdź dostępność (lub Przygotuj na potrzeby ułatwień dostępu > Sprawdź dostępność).
3. Uruchom sprawdzanie. Po chwili po lewej stronie ekranu pojawi się raport z wynikami, podzielonymi na kategorie. Zwróć uwagę na statusy:

• Zatwierdzono – element jest dostępny.
• Wymaga sprawdzania ręcznego – automat nie jest w stanie ocenić elementu; wymaga on oceny człowieka (np. czy kontrast jest wystarczający).
• Niepowodzenie – znaleziono błąd.

4. Klikając prawym przyciskiem myszy na elemencie z błędem, można wybrać opcję Napraw (Acrobat spróbuje naprawić go automatycznie) lub Wyjaśnij (otworzy dokumentację pomocy).

Krok 2: Kluczowa Poprawka – Naprawianie Kolejności Odczytu.

Dlaczego to najważniejszy krok? Kolejność odczytu to logiczna ścieżka, którą czytnik ekranu podąża przez dokument. W plikach PDF, zwłaszcza tych z wieloma kolumnami lub skomplikowanym układem, ta kolejność jest często błędna. Czytnik może zacząć czytać środek zdania z drugiej kolumny, zanim skończy pierwszą, co czyni dokument całkowicie niezrozumiałym.

Jak to zrobić?

1. W panelu Dostępność wybierz narzędzie Kolejność odczytu.
2. Na dokumencie pojawią się ponumerowane prostokąty, pokazujące aktualną kolejność odczytu poszczególnych fragmentów treści.
3. W małym oknie narzędzia Kolejność odczytu kliknij przycisk Pokaż panel Kolejność.
4. Po lewej stronie otworzy się panel Kolejność, w którym te same ponumerowane elementy są przedstawione w formie listy.
5. Teraz możesz naprawić kolejność, przeciągając i upuszczając elementy na liście w panelu Kolejność, tak aby odpowiadały logicznemu przepływowi treści (zazwyczaj od góry do dołu, od lewej do prawej).

Krok 3: Uzupełnianie Braków – Tagowanie, Teksty Alternatywne i Właściwości Dokumentu.

Jak to zrobić?

• Tagowanie: Jeśli dokument w ogóle nie ma tagów (raport dostępności to pokaże), pierwszym krokiem jest użycie funkcji Automatycznie oznacz dokument w panelu Dostępność. Jest to dobry punkt wyjścia, ale wynik zawsze wymaga ręcznej weryfikacji i poprawek. Za pomocą narzędzia Kolejność odczytu można zaznaczyć fragment treści i przypisać mu właściwy tag (np. Nagłówek 1, Akapit, Tabela).
• Teksty alternatywne: W panelu Dostępność znajduje się narzędzie Ustaw tekst zastępczy. Po jego uruchomieniu Acrobat automatycznie znajdzie obrazy w dokumencie i pozwoli na dodanie do nich opisów alternatywnych.
• Właściwości dokumentu: Przejdź do Plik > Właściwości. W zakładce Opis uzupełnij pole Tytuł. W zakładce Zaawansowane ustaw poprawny Język dokumentu.

Krok 4: Ostateczna Weryfikacja – Zewnętrzne Walidatory.

Dlaczego to ważne? Wbudowany checker Acrobata jest potężnym narzędziem, ale nie jest w 100% zgodny ze standardem PDF/UA (uniwersalna dostępność). Aby mieć pewność, że dokument jest w pełni zgodny technicznie, warto użyć zewnętrznego, darmowego narzędzia.

Jak to zrobić? Pobierz i zainstaluj program PDF Accessibility Checker (PAC). Jest on uznawany za branżowy standard do finalnej weryfikacji technicznej zgodności plików PDF. Program ten precyzyjnie wskaże wszelkie pozostałe błędy i niezgodności ze standardem.

Dostępność Cyfrowa jako Standard Twojej Firmy.

Zbliżający się termin wdrożenia Europejskiego Aktu o Dostępności to sygnał, że dostępność cyfrowa staje się nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu w Europie. To już nie jest niszowa dziedzina, a fundamentalny wymóg prawny i rynkowy.

Kluczowe wnioski z tego przewodnika są następujące:

1. EAA to nieuchronny wymóg prawny dla szerokiego grona przedsiębiorców, a jego termin wdrożenia szybko się zbliża.
2. Zgodność z WCAG 2.1 na poziomie AA jest technicznym celem, do którego należy dążyć we wszystkich publikowanych dokumentach cyfrowych.
3. Zawsze zaczynaj od dostępnego dokumentu źródłowego w Word lub PowerPoint. Poprawne przygotowanie pliku na tym etapie to 90% sukcesu i ogromna oszczędność czasu i zasobów.
4. Wykorzystuj wbudowane narzędzia do tworzenia i sprawdzania dostępności. Programy biurowe oferują potężne funkcje, które często są niewykorzystywane z powodu braku wiedzy.
5. Adobe Acrobat Pro to narzędzie do naprawy, ale powinno być traktowane jako ostateczność, a nie standardowy element procesu tworzenia dokumentów.

Warto jednak pamiętać, że dostępność to nie tylko obowiązek, ale i strategiczna korzyść. Dokumenty o poprawnej, semantycznej strukturze i z tekstami alternatywnymi są lepiej indeksowane przez wyszukiwarki, co pozytywnie wpływa na SEO. Co ważniejsze, eliminując bariery, poszerzasz grono potencjalnych odbiorców swoich treści i usług, docierając do milionów nowych klientów. Wreszcie, dbałość o inkluzywność buduje pozytywny wizerunek marki jako firmy nowoczesnej, odpowiedzialnej społecznie i otwartej na wszystkich.

Zachęcamy do natychmiastowego działania. Wykorzystaj wiedzę z tego artykułu, aby przejrzeć swoje najnowsze dokumenty i prezentacje. Wprowadź checklistę dostępności do codziennych procesów w swojej firmie. Jeśli potrzebujesz profesjonalnego audytu, szkolenia lub wsparcia we wdrożeniu standardów dostępności, skontaktuj się z ekspertami e-pad.pl, aby zapewnić pełną zgodność Twojej firmy z nadchodzącymi regulacjami.